Agencja 360° radzi – jak zadbać o bezpieczeństwo na eventach?

01 czerwiec 2020

Jako agencja 360° działająca w obszarze eventów i marketingu dobrze wiemy, jak ważne jest bezpieczeństwo podczas wydarzeń firmowych. Z okazji obchodzonego niedawno, Światowego Dnia Bezpieczeństwa, postanowiliśmy tą wiedzą podzielić się również z Wami. Przygotowaliśmy krótki artykuł, gdzie zawarliśmy główne zasady, o jakich należy pamiętać, przy organizacji eventu. Mamy nadzieję, że skorzystacie z nich, gdy sytuacja w końcu się unormuje.

Eventy firmowe to nie tylko dobra zabawa

Nie wystarczy duży parkiet, unikalne dekoracje czy pyszne jedzenie. Należy wziąć też pod uwagę sprawę odpowiedzialności prawnej, nauczyć się minimalizować ryzyko i zapewnić bezpieczeństwo – zarówno klientom, jak i gościom. Tworząc scenografię, dobierając menu i artystów, pamiętaj, że każdy z tych elementów niesie za sobą zagrożenia. Jeśli nie weźmiesz pod uwagę ewentualnych niespodzianek, Twoja impreza firmowa może skończyć się katastrofą. Musisz być świadomym odpowiedzialności na każdym etapie organizacji wydarzenia.

Planując event firmowy staraj się być dobrze zorientowany w istotnych kwestiach

Staraj się rozpoznawać elementy, które mogą być problematyczne ze względu na odpowiedzialność prawną i zwróć na nie szczególną uwagę, już na wczesnym etapie planowania eventu. Zacznij od zebrania informacji na temat osób, z którymi współpracujesz. Dowiedz się, jaką mają reputację, jakie jest ich doświadczenie i kwalifikacje zawodowe. Inne sprawy, których powinieneś się skoncentrować to m.in.: konstruowanie umów, wybór lokalizacji, catering, rozrywka, podwykonawstwo oraz licencje.

Zaakceptuj sytuację prawną – wykorzystaj ją przy planowaniu wydarzenia firmowego

Nie uchylaj się od odpowiedzialności prawnej, wręcz przeciwnie – traktuj ją jako swojego sprzymierzeńca. Często odpowiednio skonstruowana umowa, może chronić również Ciebie. Pamiętaj więc o takich szczegółach, jak czas i sposób spłaty wynagrodzenia, termin zlecenia czy zakres obowiązków. Musisz wiedzieć również, że porozumienie co do ceny usługi, nie jest tożsame z zawarciem umowy. Do tego wymagane są inne elementy, które tworzą porozumienie między Tobą a klientem.

Informuj na bieżąco o statusie realizacji prac w ramach organizacji eventu

W trakcie organizacji wydarzenia firmowego bardzo dobrze sprawdzają się krótkie, wysyłane do klienta, wiadomości podsumowujące. Stosuj je nawet wtedy, gdy wywiązujesz się z zawartej umowy, a wszystko idzie zgodnie z planem. Pomoże Ci to w sytuacji, gdy natrafisz na niespodziewany problem np. nie zdobędziesz potrzebnego pozwolenia. Na etapie ustalania warunków współpracy przy organizacji eventu rzadko znane są wszystkie okoliczności utrudniające. Warto zostawić furtkę w umowie umożliwiającą zmianę warunków w razie konieczności.

Tagi:
bezpieczeństwo
organizacja wydarzeń
organizacja eventów
eventy
marketing
agencja 360